جدول المحتويات:
- معرفة ما يجب القيام به مع كل ما تتلقاه في Gmail
- ما هو الأرشفة؟
- ما هو الحذف؟
- لماذا يجب عليك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
- كيفية أرشفة بريد إلكتروني في Gmail على Android
معرفة ما يجب القيام به مع كل ما تتلقاه في Gmail
ما هو الأرشفة؟
تقوم عملية أرشفة بريد إلكتروني في Gmail بأخذها ووضعها في مجلد حيث ستستمر في الوجود ، لكنها لن تتكدس في صندوق الوارد الخاص بك. أفضل جزء في هذا الأمر هو أنه سيظل متاحًا في المستقبل إذا لزم الأمر. يعالج Gmail هذه المهمة بشكل خيالي لأنه يتيح للمستخدمين أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بسرعة وسهولة.
ما هو الحذف؟
عندما تقرر حذف بريد إلكتروني ، يتم إرساله إلى مجلد سلة المهملات. يعمل هذا المجلد كنسخة احتياطية فقط إذا لم تقصد التخلص فعليًا من رسالة بريد إلكتروني. يستخدم بعض الأشخاص أيضًا مجلد سلة المهملات كمكان لإغراق رسائل البريد الإلكتروني التي لا يرون أنها مهمة بما يكفي ليكون في صندوق الوارد الخاص بهم. المشكلة في ذلك هي أن Gmail يحذف تلقائيًا البريد الذي يتم وضعه في المهملات بعد 30 يومًا. لذلك أثناء استخدام مجلد المهملات كأداة لتنظيف البريد الوارد الخاص بك قد يبدو فكرة جيدة ، فقط اعلم أنك ستفقد على الأرجح بريدًا إلكترونيًا قد تحتاجه في المستقبل.
لماذا يجب عليك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
لنفترض أنك تجري محادثة مع شخص ما وتم تبادل معلومات مثل العنوان أو رقم الهاتف. في تلك اللحظة ، تكون قادرًا على كتابة أو حفظ أي شيء مطلوب ، لذلك قررت حذف المحادثة لأنك لا ترى نقطة تجعلها تتراكم في صندوق الوارد الخاص بك لفترة أطول.
تخيل الآن بعض الوقت الذي لن تحتاج إليه أبدًا للنظر في تلك المحادثة أو استرداد المعلومات من رسائل البريد الإلكتروني هذه ولكن لسبب ما ، تفعل ذلك الآن. إذا حذفت سلسلة رسائل البريد الإلكتروني ، فلن تكون قادرًا على الرجوع إلى الوراء والعثور بسهولة على ما تبحث عنه. إذا أرشفت بريدًا إلكترونيًا ، فلن تضطر بعد الآن إلى رؤيته جالسًا في صندوق الوارد الخاص بك ولكن سيكون لديك أيضًا راحة البال مع العلم أنه إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، فستعيد عملية البحث السريع إليك.
بالإضافة إلى ذلك ، توجد جميع رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في مجلد "All Mail" والذي يمكن العثور عليه في درج التنقل. لا يتم تنظيم رسائل البريد الإلكتروني بمجرد أرشفتها ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى الوصول السريع إلى بريد إلكتروني تم أرشفته مؤخرًا ، فستكون بالقرب من أعلى القائمة.
كيفية أرشفة بريد إلكتروني في Gmail على Android
هناك ثلاث طرق سريعة وسهلة لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. هناك طريقتان من طرق أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الفردية والثالثة هي طريقة لتحديد رسائل بريد إلكتروني متعددة وحفظها لاستخدامها لاحقًا.
تتمثل الطريقة الأسرع والأسهل والأكثر تعرضًا للحادث في أرشفة البريد الإلكتروني في سحبها بعيدًا أثناء النظر في عرض قائمة جميع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. نظرًا لأن معظم مستخدمي Android معتادون على الوصول إلى درج التنقل من الضرب من الحافة اليسرى من الشاشة ، فمن السهل إرسال رسائل البريد الإلكتروني بطريق الخطأ إلى الأرشيف. لحسن الحظ ، مباشرة بعد تمرير البريد الإلكتروني ، يتيح لك Gmail التراجع عن الإجراء الخاص بك فقط عن طريق الضغط على زر التراجع الذي يظهر لعدة لحظات بعد الأرشفة.
في إعدادات Gmail ، يمكنك إيقاف تشغيل هذه الميزة بسرعة إذا كنت تفعل ذلك عن طريق الصدفة أو لا تحتاج إلى هذه الميزة. للقيام بذلك ، افتح درج التنقل ، وقم بالتمرير لأسفل إلى أسفل حيث توجد الإعدادات ، وأدخل الإعدادات العامة ، والخيار الثاني من الأعلى يمنحك الخيار لتشغيل أو إيقاف تشغيل "التمرير إلى الأرشيف".
الطريقة الثانية لأرشفة البريد الإلكتروني هي أثناء عرض سلسلة رسائل فردية. بمجرد الانتهاء من قراءة محتويات رسالة بريد إلكتروني ، يتم استقبالك بالعديد من الخيارات على شريط المهام. أحد الرموز المتعددة التي تنتظرك هو واحد يبدو أنه مربع مع سهم يشير لأسفل. هذا هو زر الأرشيف. إذا قمت بتحديد هذا أثناء عرض البريد الإلكتروني ، فستتم إعادة إرسالك إلى صندوق الوارد الخاص بك وستظهر حالة في الجزء السفلي من الشاشة لعدة ثوانٍ لإخبارك بأنه تم أرشفة البريد الإلكتروني. إذا لم تقصد أرشفة رسالة بريد إلكتروني ، فهناك زر التراجع الذي يمكنك اختياره لإعادة بريدك الإلكتروني إلى موقعه الأصلي.
أخيرًا ، إذا كنت تتصفح البريد الوارد الخاص بك وقررت أن الوقت قد حان لتنظيفه بالفعل ، فإن الطريقة الأخيرة ستجعل ذلك سريعًا وسهلاً. أثناء النظر إلى البريد الوارد في عرض القائمة ، يمكنك النقر فوق صورة المرسل (عادةً ما يكون مربعًا ملونًا به الحرف الأول من اسم المرسل بداخله) أو الضغط لفترة طويلة على رسالة بريد إلكتروني لتحديده.
استمر في عملية اختيار المزيد من رسائل البريد الإلكتروني وبمجرد تحديد كل ما تريد أرشفته ، انقر على أيقونة المربع نفسه مع السهم المتجه لأسفل الموجود في شريط المهام. تمامًا مثل الطريقة الأخيرة ، بعد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني مباشرةً ، ستظهر الحالة في أسفل الشاشة لإعلامك بأرشفة العديد من رسائل البريد الإلكتروني وتمنحك خيار التراجع عن الإجراء.
إذا كنت قلقًا من أي وقت مضى من أنك قد تقوم بأرشفة أو حذف أي رسائل بريد إلكتروني عن طريق الخطأ بأي من الطرق المذكورة أعلاه ، فإن Gmail يتيح لك تشغيل ميزة تضيف خطوة أخرى إلى أرشفة أو حذف رسائل البريد الإلكتروني. يضيف هذا التفويض مربع حوار منبثقًا يظهر عند محاولة حذف أو أرشفة بريد إلكتروني يطلب تأكيدًا تريد فعلاً إكمال الإجراء الذي اخترته.
لتشغيل هذا ، افتح درج التنقل ، وقم بالتمرير لأسفل للوصول إلى الإعدادات ، وحدد الإعدادات العامة ، ويوجد في أسفل القائمة مربعان لتفعيل التأكيد قبل الحذف والأرشفة.
بفضل هذه المعرفة الجديدة حول الأرشفة والحذف ، ستتم إزالة صندوق البريد الوارد في Gmail وتشغيله بكفاءة أكبر ، مع عدم التخلص من المعلومات التي قد تحتاجها في يوم من الأيام.
